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会計税務ニュース
 


9,売掛金、溜まっていませんか?(前編)

毎月発行しているNews Letter、今回は売掛金についてです。読者の皆様の中にも、溜まってしまった売掛金の処理に頭を悩まされている方、多いのではないでしょうか?

実は溜まってしまってから回収するのが大変なのに比べ、そもそも売掛金が溜まらない様な仕組みを作る方が、将来的にも極めて有効だと考えられます。

つまり、病気になってから薬をのむ、というのではなく、病気になりにくい健康な体をつくる、ということですね。

もちろん、薬を処方する前にも病気を予防する前にも今の状況を正しく把握し、どの様な方法が正しいのか、を知る事が必要です。

というわけで、今回は売掛金の回収率を高めるポイントを本号と次号の2回に分けてご紹介していきます。本記事は、以下の設問に該当する人を特に対象としています。

□取引先と良好な関係を築いたまま売掛金を回収したい □売掛金を溜めたくないけど、何をしていいかわからない
□先方に催促しても払ってくれない □先方と払った、払ってない、揉めることがある
□払ってくれない相手とは取引をしたくない □受け取ったチェックがよく無くなる
□支払いと記録が一致しないことが多い □とにかく売掛金、溜まってしまって困ってます

Contents
1. そもそも売掛金はなぜ溜まってしまうの?
2. 売掛金、溜めたくないんですが?
3. 具体的にどうすればいいの
a. 受注(前編)
b. 承認(前編)
c. 出荷(後編)
d. 回収(後編)
4. 全部やったんですが。。。(後編)




1. そもそも売掛金はなぜ溜まってしまうの?

例えば、B社がA社から木材を掛けで購入するとします(A社売掛金αが発生)。B社は購入した木材を使って椅子を作り、それをC社が掛で購入しました(B社売掛金βが発生)。C社はそれを他社の机と併せて消費者へ販売します。

さて、もし世界にこの取引しか無かった場合、A社が代金を回収するのはいつになるでしょうか?
B社にしてみると、当然C社への売掛金βの回収ができないとA社への支払いはできません。


また、C社にしてみると、消費者へ商品を販売が完了しないとB社への支払いができません。


つまり、最終消費者から遠くなればなるほど回収が遅くなる、ということです。
このようにして、売掛金があちこちで溜まっていくことになります。



2. 売掛金、溜めたくないんですが?

さて、現実のビジネスでは当然お金がC社からB社へ、そしてA社へと流れてくるのを待っている訳には行きません。実際には15日、30日など決まった日数後にB社はA社へ支払いをする、という契約でもって掛での販売をします。
ここで大切なのは、以下の2つの前提が守られているか、です。

1) B社はA社から購入した商品から利益を得る前にA社に対する支払能力がある
2) B社からの支払いが滞った時、回収するためのマニュアルがある
でなければ、A社はC社がB社へ支払いをするまでB社からの支払いを待たなければなりません。その結果、契約書にある日付に関係なく、売掛金が溜まってしまう訳です。

また、何らかの理由でB社が期日内での支払いができなかった時に、A社がそれに対して何のアクションも起こさなければB社が問題を解決するまで、もしくは気がつくまで支払いが為されない事になってしまいます。
 

つまり、代金をしっかりと回収できるかどうかは、そもそも売掛金が発生する前にしっかりと準備をしておけるかどうか、が非常に重要になってくるわけです。

3. 具体的にどうすればいいの?

では、具体的にどんな準備をすれば良いのでしょうか?
そのポイントをお話しする前に、そもそも掛で商品を販売する際のステップを考えてみましょう。
掛で商品を販売する際の代表的なステップは右図の4つです。

a.受注 -> b.承認 -> c.出荷 -> d.代金の回収

このサイクルのうち、一部(もしくは全体的)の処理にミスがあったり、マニュアル化されていない等の問題があると、結果として売掛金が溜まってしまうことになります。

逆に言いますと、このサイクルの一つ一つを丁寧に検証・システム化することによって、上がってしまった売掛金を少なくすることが出来るわけです。

このうち、b.の承認については以前のNews Letterにて取り上げましたが、今回は復習も兼ねて全体的を通して考えてみましょう。
(以前の承認についてはhttp://www.twomiles.net/en/node/180に詳しくあります)

a. 受注について

まずは受注についてです。お客様から注文を受けた際、A社はどの様な処理をすれば良いでしょうか?

受注を受けた際にしなければならない事として、連番のついた受注伝票の作成が考えられます。連番であることのメリットは、2重計上を防ぐため、また、紛失を防ぐためでもあります。つまり、同じ番号が2回出てきたり、番号が飛んでいたりすると、何か問題がある、ということが発見しやすくなるわけです。


b. 承認について

次に、承認についてです。実はこのポイントが大変に重要で、掛けでの販売の大前提の1つ、B社はA社から購入した商品から利益を得る前にA社に対する支払能力がある、という点を見極める必要があります。
詳しくは弊社にて以前取り上げたhttp://www.twomiles.net/en/node/180にありますが、ここで改めてポイントをまとめると、以下の様になります。


・承認部門は営業部門から独立している方が良い
・営業成績を上げるために、等ということが無い様、全く独立した部門でのチェックが必要になります。
・新規の取引先なら外部機関などを利用し、Credit Limitを設定する
・もしD社と取引をする場合に、取引を擦る前にD社に支払能力があるかどうかを確認する必要があります。
・既存の取引先に対しては、現在の経営状況の把握、及び与信限度額のチェックをする
・もしB社の売掛金が溜まっている状態でB社の経営が悪化した場合、
A社は早急にアクションを起こす必要がある場合があります。

- 以下後編へ続きます

さて、以上が"売掛金、溜まっていませんか?"の前編でした。次回は残りのポイントに付いてのお話となりますが、まずは今回のポイントを読んで頂き、自分たちの会社だとどこまでやっているのか、等を今一度確認して頂ければと思います。

*上記の情報はあくまで一般的な情報であり、全てがこのケースに当てはまるということではございません。個別の件に関しましては弊社までご相談下さい。

2011年8月26日 会計税務ニュースコラムナー 藤木

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