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会社にとって人に仕事を手伝ってもらう場合従業員として雇用するか、それとも外注業者として契約を結ぶかは重要です。
もちろん雇用をするよりも外注として仕事を依頼する方が処理は簡単です。従業員として雇用をすると雇用主は従業員に対しては雇用者が給与の源泉徴収をし、Social Securityと Medicare Tax,また失業保険を支払う必要があります。
それに比べて外注業者には給与税の源泉徴収、雇用者側が税金などを支払う必要がありません。
そのため従業員ではなく外注業者を雇用するケースが増えてきておりますが、もし判断を間違えると過去に遡って罰金及び税金の追加徴収がありますので気をつける必要があります。
それでは外注業者として仕事を依頼することができるのはどのような場合でしょうか?こちらではこの点に関して簡単に解説をいたします。

従業員と外注業者の違い:
会社が仕事を依頼する場合その人が従業員であるか外注業者になるのかの判断が必要になります。その判断の基準は雇用者が労働者の業務に対してどの程度のコントロールと独自の判断を任せているかになります。
その判断の基準はIRSが示している以下の3点の管理テストによって決められます。

  1. Behavioral Control(行動):
  2. Financial Control(財務):
  3. Type of Relationship Control(双方関係):

1. Behavioral Control: 

雇用者が労働者に対して仕事の仕方を指示したり、労働者の行動を決める権利があるかないかということになります。従業員の場合、外注業者に比べて会社の判断に従うことが必要になります。下記の例は管理の主な判断基準になります。以下の例で独自で判断する事項が多いと従業員ではなく外注業者になります。

  • いつどこで仕事をするか
  • どのような道具を使用するか
  • 誰を補助として雇用するか
  • どこで材料を購入するか
  • どんな順序で仕事を行うか
  • 雇用主が労働者に対してトレーニングを行うか

2. Financial Control:

雇用者がどのくらい金銭面でその労働者に経費をサポートしているかといったことが判断基準になります。通常外注業者はその業務に使用する道具や機材を自分で確保していることが多く、また会社が計費の払い戻しをする必要はありません。また以下のことも判断の基準になります。

  • どのくらい労働者が自分で仕事を取って来ているか。(プロとしてマーケッティングをしているかどうか)
  • 報酬形態

従業員の場合は通常勤務時間で賃金が保証されている場合が多いのですが、外注業者の場合は業務の成果によって賃金が支払われます。

 

3. Type of Relationship Control:

雇用者と労働者の雇用契約がどのようになっているかが判断基準になります。もし雇用者がその労働者に対して保険、年金、有給などのベネフィットなどを提供している場合は従業員としてみなされ、また雇用期間も業務単位の雇用ではなく半永久的に雇用契約が継続するような契約であれば従業員とみなされます。
*もし従業員か外注業者なのか判断が付きにくい場合はForm SS-8(Determination of Employee Work Status for Purpose of Federal employment Tax Obligations) をIRSに提出することにより IRSに判断をゆだねることができます。

従業員が外注業者の判断が付いたら、次のステップとして正しいフォームを当局に提出し税金の申告をする必要があります。

外注業者に必要なフォームと税金の支払い:
労働者がもし外注業者の場合、雇用者はその外注業者にForm W9の記入をしてもらうことが必要になります。このフォームに名前とタックス番号(もしくはSS番号)を記入してもらい雇用者は最低4年間は保管する必要があります。もしその外注業者に年間$600以上支払いがあった場合は、翌年1月31日までに Form1099-Miscを作成しその外注業者に渡す必要があります。またForm1099-Miscのコピーを2月28日までにIRSに提出する必要もあります。(E fileの場合、3月31日まで)また例外を除いて通常雇用者は外注業者に対して税金の源泉徴収、及び支払いをする必要はありません。

従業員に必要なフォームと税金の支払い:
従業員の場合、会社は翌年の1月31日までに Form W2を発行し従業員に渡す必要があります。また同フォームををSocial Security Administrationに提出しなければなりません。(期限はForm1099と同じです。)W2のコピーも最低4年間は保管しておく必要があります。

雇用者はまた従業員の所得税とSocial Securityと Medicareを源泉徴収する必要があり、それを当局に支払わなければなりません。Social Securityと Medicareは従業員が拠出した同額(2014年の場合)を雇用者も負担します。また雇用者はSocial Security と Medicareに加えて連邦と州の失業保険なども負担、支払う必要があります。
以下が参考文献です。
http://www.irs.gov/Businesses/Small-Businesses-&-Self-Employed/Independent-Contractor-Self-Employed-or-Employee
http://www.irs.gov/publications/p15a/ar02.html#en_US_2014_publink1000169489
http://www.irs.gov/Businesses/Small-Businesses-&-Self-Employed/Understanding-Employment-Taxes

最近は映画のエキストラなど1日限りの仕事でもIRSや州当局は従業員という判断をしています。雇用か外注かどちらか迷うグレーなケースはほとんどの場合従業員とみなされる、と判断していただいていいものと存じます。特に支払い金額が多い場合、人数がが多い場合などは後で従業員と判断されると金額的にリスクが高くなりますので保守的に判断をされることをお勧めいたします。

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