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会計税務ニュース
 


25,ファイルの保存期間

ファイルの保存期間を決めること、そして古くなったファイルをしっかりと破棄することは会社の持つ情報を守るため、そしてファイルの量が多くなりすぎないようにするために大切なことです。お客様からもこれに関してどのようにすればいいですか?という質問を良く受けます。

考慮すべきこと

  1. 資料をおいておくためのコスト
  2. この資料がなかったらどのような不都合があるの?
  3. 資料を探すために要する時間
  4. 時効はいつなの(税務・法務)

上記に基づいてファイルの保存期間の原則に関して簡単に説明申し上げます。

1. 資料をおいておくためのコスト
資料を保管しておくためにはコストが発生いたします。資料はどんどん増殖していきますのでコストも馬鹿にはならなくなります。ペーパレスにすればコスト的なことは小さくなりますがスキャン・分類するための作業が発生しますしまったく無料ではありません。資料別に保存期間を決めて年に1度は思い切ってきれいにしていくことがコストの削減につながります。

2. この資料がなかったらどのような不都合があるの?
資料はなんでもかんでも保存しておいていいとは限りません。他の資料で代用できるものが多くあります。例えば会計ソフトを使用されている場合であれば請求書や銀行勘定調整表などは会計ソフトにすでにあるものなのであえてハードコピーを保管しておく理由はほとんどありません。給料計算なども外注をしている場合は同様でしょう。社内の承認印なども外部的には関係ないものなので帳簿のレビューをしっかりと定期的にしていれば一定期間後に廃棄処理をしてもいいもののはずです。なぜその資料をキープしていなければならないのか、ということをしっかりと考えた上で資料の保存方針を決めることがコストの削減につながります。

3. 資料を探すために要する時間
資料を保管しても整理もせずに保管しているだけでは探すのに時間がかかります。またいざ廃棄をしようとしても廃棄のための分類をするために時間がかかります。保管・分類方法に関してしっかりと方針を決めることが将来的なコストの削減につながりますしまた働きやすさの向上、ついては社員の士気向上にもつながります。

4. 時効はいつなの(税務・法務)

資料の保管期限は該当資料をいつまで保管しておくことが義務付けられているか、ということももちろん方針決定に関しての重要な要素となります。保管期間に関しては税務・会計的な検討、及び法務的な検討が必要です。参考までに一般的な説明をいたします。

税務上の時効

一般的には申告後3年です。申告は決算期後最長で9.5ヶ月ですので資料は年度が終了後4年保管しておけば十分でしょう。ただし申告が遅れた場合はその分も考慮して保管しておく必要があります。

また固定資産に関しては廃棄後あるいは減価償却が終了後4年は保存しておくべきです。また資本金や長期的な契約書などに関しては破棄することなくPermanent Fileとして保管をしておくことが必要です。

法務的時効

法務的な事項に関しましては専門家にご相談していただきたいと思います。例えば雇用契約、問題になりそうな請求書あるいは受け取り請求書、大きな案件に関しての明細書などは税務的な期限に関わらず長期的に保管をしておくことが必要となります。

以上簡単に説明申し上げましたが保管期間に関して絶対的な基準というものはありません。多くの資料は時効などの基準に沿って方針を定めていくことになります。ただどの資料を保管すべきか、ということも含めて結局は会社としてのリスク判断をして最適な資料保管方針を作成することとなります。

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