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会計税務ニュース
 


10,売掛金、溜まっていませんか?(後編)

さて、今回は前回の「売掛金、溜まっていませんか?」の後編、出荷・回収について、及びそれを全て試した後はどうすればいいか、です。

Contents
1. そもそも売掛金はなぜ溜まってしまうの?
2. 売掛金、溜めたくないんですが?
3. 具体的にどうすればいいの
a. 受注(前編)
b. 承認(前編)
c. 出荷(後編)
d. 回収(後編)
4. 終わりに(後編)

c. 出荷について

出荷の場合、倉庫部門と出荷部門に分かれているか、によって対応が異なります。
まず、分かれている場合ですと、倉庫部門にてApproved Sales Order (実際に何の品物を倉庫から出すか、等を記録する書類です)の作成、及び出荷部門への商品の移動を行い、出荷部門ではShipping Documentを作成、商品の出荷を担当します。また、倉庫部門と出荷部門がわかれていない場合には、Approved Sales Order=Shipping Documentとなります。尚、作成されたShipping Document、及びApproved Sales Orderは会計部門へと送られます。つまり、大切な事は部門と責任を明確にし、それぞれについてそれぞれの責任で情報を提出する、ということをルール化する事により問題を見つけ易くする、ということです。
*ここで会計部門に送られたShipping Document、及びApproved Sales OrderよりInvoiceが作成され、取引先へと送られ、また会社にSales、A/R等が記録されます。


d. 代金の回収

Sales Cycleの中でもこの点に悩まされている方が多いのではないでしょうか?この回収率に関しては、実は2.の承認の段階でしっかりと相手の支払能力を確認しておけば低く抑えることが可能になります。さて、売掛金が溜まってしまう原因として、外的要因と内的要因の2種類が考えられます。外的要因とは顧客の支払いそのものが滞ってしまう場合であり、内的要因とは顧客は支払いを行っているのにもかかわらず、それがこちらに記録されない場合です。何れにしろ、当然溜まってしまったものに対しては何らかの回収作業を行う必要がありまので、まず外的要因に対する代表的な措置としては、以下の様な手続きが考えられます。

・未払いが30日超えた場合
未払い相手先にレターを発出すると同時に、相手先経理買掛金担当部門に支払いの督促を行う。

・60日を超えた場合
受注を保留し、未払い相手先の責任者に対し、インボイス毎の支払いの期限を設定し、文書による確認を行った後に、受注を行う。

・90日を越えて大口のインボイスの支払いが行われない場合
受注停止。相手先CEO,CFOとの交渉を行う。セールスマン等から当該企業の現況情報を収集し、実情に即応して、弁護士との調整、Collection Agencyへの回収依頼等の措置を講ずる。こうした場合、会計処理上は当該個別対応金額で、Bad Debt Expense/Allowance for Uncollectible Accountsの処理を行う。

(http://www.twomiles.net/en/node/180)

ここで大切なのは、売掛金が残っており、支払われるかどうかも不明なままの相手と取引を続けてしまうと、結局より多くの売掛金を背負うことになる、ということです。

また、内的要因、つまり代金の紛失、記録漏れ等を防ぐためには以下の方法が考えられます。

・金額の大きい支払い、期日内に確実に届けたい場合
金額が少ない場合、また、Transactionの量が膨大の場合にはコストの問題から特に必要ありませんが、金額が大きい場合、期日内に送らないとPenaltyが付いてしまう、等の場合には、FedEx等を使うことによって後で問題になった時に有用な証拠となります。



・支払いを請求する人、チェックの受け取る人、記帳をする人
・小規模の会社では難しいかもしれませんが、可能であれば上記の3つの役割はそれぞれ別に人が担当する方が良いでしょう。



・銀行への入金は頻繁に行う
・手元に置く時間が長ければ長くなるほど紛失してしまう可能性が上がりますので、最低でも1週間に1度程度は銀行へ入金する様にすると良いでしょう。
・支払先のCash Flowは変わる可能性がありますので、早めに処理するに越したことはありません。




・Monthly Statementを顧客へ送付、常に先方のA/PとこちらのA/Rを一致させておく
何か特別な事情がない限り、先方のA/PとこちらのA/Rは常に一致するはずです。一致しない場合には何か問題がある、ということが直ぐに分かります。


・Bank Reconciliationは入金を行ったものとは別のものが行う
・Bank Reconciliationとはそもそも、会社の帳簿における銀行の残高と、実際の銀行の残高の差額を確認・調整するためのものです。実際にどのチェックが入金されたのか、また、作成したうちのどのチェックが換金されたのか、等を確認するための作業です。
・もし銀行で入金作業を行った際に何らかの手違いがあった場合に、送られてきたリストと入金されたチェック、及び帳簿を確認することによって問題を発見することが可能となります。


・Lock Box、Wire Transfer等の利用
そもそものチェックの送り先をLock Boxにしたり、支払いをWire Transferにする、等の処置をとる事により、チェックの取り扱い量そのものを減らすことが可能です。


内的要因のポイントとしては、できるだけ会社で保管する時間を短くし、現金・データの処理も別々の人間が対応することにより、ミスの発見を容易にすることが挙げられます。

以上、売上金の回収について簡単に説明してきましたが、いかがでしたでしょうか?それぞれのパートに関して代表的な留意事項を上げてみましたが、今まで何の対策も取っておらず今後改善していく、という際には一つの指針にして頂ければと思います。

4. 終わりに

さて、上記に上げた代表的な処理を既に施行しており、かつA/Rが溜まってしまう、という場合にはもっと根本的なところに問題がある可能性があります。

また、そもそも自分の会社の売掛金は、同業他社と比べて溜まりすぎているのか、会社として健全なのか、等も含めまして、弊社までお問い合わせ頂きますと売掛金の管理も含めたInternal ControlのSpecialistが対応させて頂きますのでお気軽にご連絡くださいます様よろしくお願い致します。



*記事中の事項はあくまで一般論であり、全てのケースに適応できる訳ではない事を予めご了承下さい。各ケースに関しましては、弊社までお問い合わせ下さい。

2011年9月21日 会計税務ニュースコラムナー 藤木

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