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会計税務ニュース
 


1,与信に付いて

企業活動の中でも、売掛金の管理と回収に関わる業務はとりわけ重要なものだと思われます。アカウント.レシーバブル(売掛金)はノート(約束手形)等によって返済の諸条件が書面により確認されているもの以外の総ての売掛金の総称です。今回は、新規顧客の登録に関わる手続きから売掛金の回収に至るまでの手順に付いて以下の通り取り纏めました。


尚、本稿に記載されている内容の骨子は、企業規模の大小に関わらず適用可能ですが、実際の運用に際しては企業それぞれの状況に応じて適宜調整が必要と思われます。ご質問等は、どうぞ遠慮なく幣事務所迄お問い合わせ下さい。

1.新規顧客の承認手順

a. セールスマンが新規見込み顧客から以下の情報を入手する。
財務諸表(監査済み、レビュー済み、又は、内部用としてのもの)
Resale Certificate
Federal Tax ID Number
取引銀行名、及び、銀行への照会行為に対する承諾書
Annual Report、Corporate Profile等、会社の概要の分かる印刷物
新規顧客の取引開始申請書(New Account Application)

b.与信部門は上記の情報を入手の後、以下の手続きを行う。
Dun & Bradstreet 等、外部の信用調査機関に対して、当該企業の信用状況を確認する。
業界団体に対して、当該企業の信用状況を確認する。
取引銀行に対して照会を行う。
Financial Matrix
*Financial Matrixとは、短期、長期の各種レシオアナリシスの結果をそれらの重要度により加重平均し、パーセント表示された結果を当該企業の純資産に適用して、信用限度額の目安を算出する為のフォーマットです。使用するレシオの種類、重要度の程度は企業毎の特異性よって決定されるべきものです。これによって信用限度額の目安を決定する事は出来ますが、実際の運用に際しては、以下の2から5迄に述べております通り、日常の運営状況に常に配慮を行う事が肝要です。

c.与信部門は上記の手順が満足出来る結果であれば、以下の手続きを行う。
社内の承認決済依頼書を作成し、権限基準表に基づく承認決済権限者から承認の決済を確保する。
当該顧客に対して、販売、与信等に関する契約書を速やかに送付し、署名済みの契約書を付随する資料と共に顧客ファイルとして保管する。
社内の関連部門総てに対して、当該新規顧客に関する情報を発出する。
販売された在庫物品に対する、先取り特権を登録する為、UCC1Formにより、管轄する州の該当部門に対し手続きを行う。
ERPシステムに与信期限、金額等の情報を入力する。

2.責任者は Accounts Receivable Aging Report を定期的に確認し、以下の例に示されるような手順を基に、必要な措置を講じる。

未払いが30日超えた場合 - 未払い相手先にレターを発出すると同時に、相手先経理AP担当部門に支払いの督促を行う。

60日を超えた場合 - 受注を保留し、未払い相手先の責任者に対し、インボイス毎の支払いの期限を設定し、文書による確認を行った後に、受注を行う。

90日を越えて大口のインボイスの支払いが行われない場合 - 受注停止。相手先CEO,CFOとの交渉を行う。セールスマン等から当該企業の現況情報を収集し、実情に即応して、弁護士との調整、Collection Agencyへの回収依頼等の措置を講ずる。こうした場合、会計処理上は当該個別対応金額で、Bad Debt Expense/Allowance for Uncollectible Accountsの処理を行う。

3.人的要素への配慮

セールスマンは常にカバーする相手先の諸情報を入手し、自社内の該当部門に対して適切なルートで情報を伝達する。又、未払いが長期化した場合は、未払い金の回収に関して、セールスマンが関連部門に対して協力を行うべく、社内規則を設定しておく。
相手先の支払い担当と会社の請求担当は、日頃から円滑な関係を保てるような配慮を行い、支払いに際して、他の債権者の劣後に置かれないように注意する。
最終的には相手先トップの裁量で未払い金の支払いが決定されるので、日頃から、会社のトップは相手先トップとの関係を良好に保っておく事が肝要。

4.その他の対応

Pledging, Assigning, Factoring等、金融機関の行う、売掛金管理や取立てに関するサービスを必要に応じて利用する事も、キャッシュフローを円滑にする為の一つの手立てと考えられる。
早めに支払いを行った場合には特定パーセントを割引する等の、支払い促進策を考慮する。
クレジットカードによる販売(特に審査中の新規顧客への販売)も適宜取り入れる。

5.Policy and Procedureの確立

上記の主要事項に関しては、他部門の諸活動に対して行うのと同様にPolicy and Procedureとして文書化し、定期的にその遵守状況を確認する事が、会社の健全な活動と成長を促進する為の必須事項である。

 

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